מאת: קרן סדרינס*
גם הדרכת המנהלים המקצועית והנרחבת ביותר, לא הייתה יכולה להכין מנהלים להתמודדות אל מול משבר הקורונה. ביום אחד, נדרשו מנהלים להתמודד אל מול מצב חסר תקדים: מגפה גלובלית. מקומות עבודה נסגרו, עובדים מוחתמים על חופשה ללא תשלום וחלקם אף מפוטרים. לצד הנזקים הרבים שמשאיר אחריו נגיף הקורונה, גם ישנן הזדמנויות עסקיות שכל מה שצריך לעשות הוא רק לזהות אותן.
מנכ"לים, מנהלים וראשי צוותים: מהם האתגרים העומדים בפניכם כעת?
- ארגון הצוות מחדש: מי מהעובדים ממשיך לעבוד, מי יצא לחל"ת ואת מי נאלצים לפטר
- זימון עובדים לשיחות אישיות לטובת שיקוף המצב הנוכחי בעסק
- יצירת לו"ז עבודה מסודר לטובת שימור שגרת העבודה מרחוק
- מניעת נטישת לקוחות וכיבוש מטרות עסקיות – גם לצד התפשטות נגיף הקורונה
האם ניתן לשמר את שגרת העבודה מרחוק?
התשובה היא שכן. עם זאת, נדרשת היערכות מתאימה הכוללת בין היתר את הדברים הבאים:
- התקנת תוכנות מתאימות במחשבי העובדים לעבודה מהבית
- חלוקת משימות לכל צוות ולכל עובד באופן אישי
- מעקב שוטף אחר העשייה של כל עובד
- תחימת מסגרת קבועה של יום עבודה: שעות התחלה וסיום מסודרות
- מומלץ: לערוך ישיבות וידאו אונליין עם העובדים
- ערכו שיחות סיכום יום עם העובדים – לקבל משוב והעלאת המורל
בין התוכנות הקיימות בשוק המאפשרות עבודה מרחוק ניתן למצוא את:
- Go to Meeting – תוכנה המאפשרת למידה והסברים מרחוק, כוללת צ'ט ואפשרות סימון על המסך.
- Zoom – תוכנה לניהול ישיבות מרחוק, מאפשרת משתמשים רבים בסטרימינג גבוה עם אפשרות לימוד.
- Monday.com / trello– תוכנות המאפשרות לנהל עובדים ומשימות מרחוק. בתוכנה ניתן לראות קצב התקדמות, הוספת הערות, שיתוף משתמשים מרובים, אפשרות להתאים ולבצע תזכורות.
- סקייפ / hangouts – תוכנות המאפשרות לקיים שיחות וידאו מרחוק, ניהול ישיבות מרחוק עם אפשרות לייצר קבוצות שיחה אישיות, צ'ט אונליין ושיתופי מסכים.
כפי שאתם יכולים להבין נדרשת חשיבה מחדש של כל מערך הארגון בהתאם לארגון עצמו.
הגדירו מטרות עסקיות לחודש הקרוב
חשוב להבין: גם אם מתאפשרת עבודה מהבית, היא לא יכולה להתחרות עם שגרת העבודה המוכרת והמבורכת שלכם מהמשרד. כנהוג, לכל עסק וארגון ישנן מטרות לכל שנה, רבעון ולכל חודש עבודה. מאחר ומדובר על תקופה מאתגרת שטרם ידוע מתי היא תסתיים, כדאי להגדיר מטרות מחדש ולחודש הקרוב. לדוגמא:
- שנו את יעדי גיוס הלקוחות החדשים
- שינוי יעדי שימור הלקוחות
- שינוי יעדי מכירות וכן הלאה…
גם אם אתם מצליחים לשמר שגרת עבודה, זיכרו כי הביקוש להמון שירותים ומוצרים ירד משמעותית. התאימו את עצמכם למציאות הנוכחית, והגדירו מטרות ריאליות. המוטיבציה: הגדרת יעדים מחודשת מעניקה לכם צפי ותחזיות כלכליות.
גיוס לקוחות חדשים – גם בשיאו של משבר
את הלימונים אפשר בהחלט להפוך ללימונצ'לו! גם בימים אלו, בהם המשק מושבת כמעט כולו, תוכלו לנצל הזדמנויות עסקיות. גיוס לקוחות חדשים בימים אלו נשמע כמו משימה בלתי אפשרית. אולי המשימה קצת מורכבת יותר מימי השגרה, אך היא אפשרית בהחלט. מרבית העסקים מצמצמים פעילות, עוצרים קמפיינים של פרסום ושיווק וממתינים לבשורות טובות יותר. בפועל, ניתן גם כעת להגיע ללקוחות חדשים. איך עושים זאת? עם פנייה לרגש:
- הדגישו בקמפיינים שלכם אלמנטים של הזדהות, רגש ואפילו הומור
- הציעו שירותים ומוצרים בהנחות – כהטבה מכם אל קהל הלקוחות
- אפשרו רכישה באונליין והציעו שליחויות ללא עלות
זיכרו: בסופו של דבר, המשק יחזור לשגרה
הנטייה הכמעט טבעית היא לעשות pause ולעצור את כל העשייה העסקית. האם כדאי לעשות זאת? לא בטוח. בסופו של דבר, תתבצע חזרה הדרגתית לשגרה, כך שגם אתם כמנהלים תשובו לנהל, להוביל ולקדם את העסק להצלחות והישגים. כדאי לנסות ולשמר את השגרה הקבועה כמה שרק ניתן, גם תחת הגבלות, אילוצים ואתגרים. מדוע? משום שלעצירת הפעילות העסקית יהיו השלכות רבות:
- לקוחות קיימים עלולים לנטוש ולחפש מענה אצל מתחרים
- פיטורי עובדים יחייבו אתכם לגייס עובדים מחדש (אתם עלולים לאבד את ההון היקר לכם מכל!)
- המבנה היציב של הארגון עלול להיסדק
- שיקום המוניטין וגיבוש התדמית עלול לקחת המון זמן
איך משמרים את השגרה גם במציאות המורכבת?
- שמרו את העובדים שלכם, גם אם זה אומר במתכונת של עבודה מהבית
- נסו להימנע כמה שרק ניתן מפיטורים. במקרים נדרשים – הוציאו לחל"ת
- המשיכו להעניק שירות ללקוחות, גם אם מדובר על שירות חלקי
- שקפו ללקוחות וגם לעובדים כי אתם זמינים להם – בכל שלב ולכל מענה
*הכותבת היא קרן סדרינס בעלים של קרן סדרינס- סוכנות לייצוג מנהלים