ניהול עבודה מרחוק

מאת: יובל קארפ*

בתגובה לחוסר הוודאות של משבר ה covid-19  חברות רבות עברו למודל עבודה חדש/ עבודה מבוזרת בקבוצות קטנות, עבודה מהבית וניהול מרחוק שלמרבית החברות המודל לא היה ידוע לפני תקופת המשבר, לא לחברות, לא לעובדים ולא למנהלים.

האתגרים שחווים המנהלים בניהול מרחוק חדשים לרובם. האתגרים הם רבים, וכמו כל דבר צריכים להילמד, אולם המשבר שתפס את כולנו לא מוכנים לא מאפשר לנו תקופת לימוד ארוכה ולמעשה רובנו קופצים למים העמוקים ללא הכנה, ללא תקופת ניסיון, וכישלון עלול לעלות לנו באובדן אמון של הלקוחות העובדים והפסדים גדולים.

אם נסתכל סביב נוכל לזהות שחברות וגופים שכבר עובדים עם מרכזי פיתוח מרוחקים נהנים מניסיון רב בתחום. הגופים כוללים חברות בינלאומיות שלהם מרכזי פיתוח ברחבי העולם, וכמובן גופים וחברות שעבדו במודל מיקור חוץ עם צוותי פיתוח מרוחקים. הניסיון הרב שנצבר באותן חברות נותן להם יתרון, מנהלים שמנוסים בניהול מבוזר וניהול מרחוק עוברים את המשבר בצורה קלה יותר ונכון ללמוד מהם ולהשתמש בשרותיהם.

לאותם אלה שחווים את הניסיון בראשונה, אם יאמצו כמה כללי יסוד הסיכויים להצלחתם יהיו גבוהים יותר. כללי היסוד מתחלקים למספר רבדים: אימוץ טכנולוגיות, תמיכה בעובד המבודד, תיעוד, שיחות ודיונים רבים יותר מהמקובל, יש לזכור שאין שיחות מסדרון.

ההיבט הטכנולוגי: אין כל ספק שבשנים האחרונות, פתרונות בתחום הווידאו קפצו מדרגה, אין היום בית בישראל שלא מכיר את ZOOM ולא מקיים שיחות עם בני המשפחה וחברים תוך שימוש בכלי. אבל הוא רק אחד מהפתרונות, וקיימים עוד רבים שלכל אחד יש את היתרונות שלו, כמו Microsoft team, Skype  ועוד. כל גוף חייב לבחון את הכלי המתאים לו בהתאם לצרכים, ליכולות, ופרמטרים נוספים כמו איכות התקשורת (אינטרנט סלולרי או טלפון קווי) איכות מכשירי הקצה, ועוד.

ההיבט האנושי: העובד היושב בריחוק ממנהלו ומאנשי צוותו חייב לקבל משוב, עידוד, מידע וכלים נוספים, מעבר לאלה שהיה מקבל בעבר כשהיה יושב יחד עם הצוות ובסמיכות למנהל. כולנו כמנהלים נהגנו לעבור במסדרונות ולתת מחמאות לחברי הצוות ליד העמיתים שלהם על פעולה חיובית שהם ביצעו. כיום אין לנו אפשרות לטפוח על כתפו של העובד במעבר אקראי במסדרון, אבל זה לא אומר שהעובד לא זקוק לזה. לכל עובד יש את האופי שלו, יש כאלה שלא מהססים לבקש עזרה, אולם יש כאלה שרק אחרי שכלו כל הקיצים יפנו לעמיתים שלהם ועוד יותר קשה להם לפנות למנהלים שלהם ולבקש סיוע, לכן בדיקת התקדמות של העובד, לעיתים תכופות, "ביקור" וירטואלי של העובד לעיתים תכופות לבדיקת מצבו, היא הכרחית במקרה של עבודה מרחוק.

כאן נכנס גם ההיבט התרבותי. השונות בין התרבויות חייב להילקח בחשבון, ישנן תרבויות שפניה לעמית ו\או למנהל מצביעה על חולשה. עובדים בתרבויות שונות לא יעזו לשאול שאלות המראות על חוסר הבנה או דרישה להבהרה, ועל המנהל להיות פרואקטיבי ולוודא שהעובד מכיר ומבין את ההנחיות וכלי הניהול לביצוע הבדיקה הם רבים ומגוונים.

נגישות למידע תיעוד ונוהלי עבודה. עובד העובד מרחוק חייב להיות נגיש למידע בצורה קלה וברורה. כשעוברים למוד עבודה מבוזר ו\או לעבודה מרחוק, התיעוד חייב להיות הרבה יותר פרטני, נגיש, ברור ואיכותי. הפגישות חייבות להיות מסוכמות, ההמלצה היא לתת לאחד מחברי הצוות לבצע את תיעוד הפגישה כדי לוודא שההנחיות היו ברורות. סיכומי הפגישות חייבות להיות נגישות לכל חברי הצוות וחייבים לוודא שהם קיבלו אותם והבינו את הדרישות.

לסיכום, המשבר אותו אני חווים הוא גם הזדמנות לשפר את נוהלי העבודה ובעתיד כשנצא מהמשבר אולי נוכל לאמץ שיטות עבודה חדשניות של עבודה מרחוק, דבר שיוריד עלויות, יוריד זמן נסיעות, יחסוך טיסות, אבל אין כל ספק שיש לשים דגשים, ללמוד את שיטות הניהול, להטמיע אותן בארגון, בתשומת לב ומקצוענות, ואם יש צורך להיעזר במומחים שעושים את זה כבר שנים.   


*הכותב: יובל קארפ – מנהל מרכזי פיתוח בארץ ובעולם. מנכ"ל מטריקס גלובל

דילוג לתוכן